引言：Retro 的重要性
在敏捷開發中，Retro（反省會議）是一個不可或缺的環節。它的主要目標是讓團隊有機會定期回顧近期的工作，探討成功的經驗、遇到的問題，以及可以改進的地方，進而優化整體流程並提升團隊效率。理想情況下，Retro 不僅是一次回顧過去的會議，更是一個推動團隊成長、促成變革的重要契機。
無效 Retro 會議的常見問題
我們都知道 Retro 會議很重要，然而，實際執行中，Retro 經常會面臨許多問題：
- 沒有內容可討論：成員在會議中靜默無言，似乎「沒有什麼問題」，會議因此流於形式。
- 缺乏具體行動方案：會議中雖然提出了問題，但最後卻只停留在討論階段，沒有落實到實際的改進行動上。
- 低效或流於形式：Retro 變成例行公事，團隊對其失去興趣，甚至開始懷疑它的價值。
- 缺乏信任氛圍：其實成員心中有改進的想法，但因為對團隊或主管缺乏足夠的信任，害怕說出來會被忽視、批評，甚至引發不必要的衝突，因此選擇沉默。
- 議題被忽視：某些問題已經多次在 Retro 中提出，但每次都沒有實質改進或被認真對待，久而久之，成員對 Retro 的期待逐漸減少，甚至乾脆不再提出任何建議。
- 行動過於抽象：提出的改進方案過於籠統，例如「要更好地合作」「減少 Bug」，但這些建議缺乏具體的執行步驟，讓改進成為一句空話。
- 缺乏引導與結構：會議缺乏清晰的引導流程或框架，導致討論過於發散或流於無效的抱怨，而非聚焦在具體問題與可行的解決方案上。
這些根源問題往往交織在一起，使得 Retro 難以真正發揮它應有的效果，會議可能淪為「時間的浪費」，甚至讓團隊成員感到厭倦。因此，要讓 Retro 有效運作，必須從文化、流程和執行多方面入手，建立一個開放、具結構且可落實的反思環境。
為什麼 Retro 總是沒東西可講？
Retro 沒有內容可討論，是許多團隊經常遇到的問題。表面上看似成員「無話可說」，但背後可能隱藏著多種潛在原因：
潛在原因
- 缺乏日常記錄
團隊在日常工作中，對於遇到的問題或亮點未能及時記錄，導致在 Retro 時需要回想細節，卻因記憶模糊而無法清晰表達。很多小問題或微小的成功，雖然對團隊的改進至關重要，但因為沒有被記下來，最終被遺忘。 - 缺乏事前準備
Retro 前如果沒有提供足夠的準備時間與指導，成員可能無法提前進行反思。會議開始後再臨時思考，常會因時間不足或心態倉促而忽略重要的觀點，導致討論內容空泛。 - 思考方向不明確
有時候成員並非沒有想法，而是因為沒有清晰的思考框架，無法聚焦於團隊的目標、問題或改進方向。例如，成員可能不知道該從技術角度、協作流程，還是整體專案管理來進行反思。這種模糊性削弱了 Retro 的效率。
解決建議
日常使用工具記錄
建議團隊養成在日常工作中使用工具（如 Jira、Notion 或其他協作軟體）記錄問題與成就的習慣。例如：
- 為每個 Sprint 建立專屬的記錄區域，隨時記錄遇到的瓶頸或成功的突破。
- 使用標籤分類問題（如「技術問題」「流程改進」「團隊合作」），便於 Retro 時快速回顧和討論。
提供提前準備的提問引導
在會議前，向團隊成員發送一些引導性問題，幫助他們聚焦思考。例如：
- 「在這次 Sprint 中，哪個環節進展得特別順利？」
- 「有沒有什麼問題反覆發生，影響了效率或質量？」
- 「如果重新開始這次專案，有什麼是我們可以做得更好的？」
這些問題可以幫助成員從多角度反思，避免會議中因思路不清而無話可說。
設定明確的會議框架
引入具結構化的框架（如 Start-Stop-Continue 或 4Ls：Liked, Learned, Lacked, Longed for），讓成員在事前準備時有方向，也讓會議流程更加有條理。
通過解決這些根本問題，Retro 不僅能擺脫「無話可說」的窘境，還能成為推動團隊持續改進的重要環節。
其實不是沒有話可以講
許多 Retro 中的沉默，並非成員真的「無話可說」，而是他們因種種原因選擇不講。他們可能害怕說出來會帶來負面影響、不相信意見會被採納，甚至覺得討論毫無意義。這些情況讓 Retro 流於形式，失去了應有的價值。
潛在原因
- 缺乏信任與心理安全
當團隊成員感覺到坦率的反饋可能招致批評、排擠、報復，甚至影響自己的職業發展，或影響與同事或主管的關係時，他們會選擇避而不談，這種恐懼讓成員寧願保持沉默，也不願提出真正的問題。例如，批評流程效率低下，可能被解讀為主管、同事能力不佳；提出同事合作問題，可能被視為製造矛盾。
(可參考：營造讓人能夠放心誠實的團隊文化) - 意見被忽視或無效
過去的 Retro 中，如果成員提出的建議多次未被採納或落實，會讓他們逐漸喪失表達的動力。他們可能認為：「反正講了也沒用」，於是選擇沉默。
(可參考：你的創意被凍結了嗎？ — — 當積極提案成了無聲的失落) - 害怕負面影響
提出尖銳問題或批評可能引發不必要的衝突，甚至導致主管或團隊對自己產生不良印象。這種擔憂讓成員更傾向於說無關痛癢的內容，甚至完全保持沉默。 - Retro 氛圍過於僵化
會議缺乏輕鬆的氛圍和積極的互動，讓成員感到拘束，或擔心自己的發言不被接受，從而選擇沉默。
解決建議
- 營造心理安全感
團隊需要建立信任的氛圍，讓成員感受到他們的意見會被重視，而不是被批評或忽視。主管或會議主持人應該強調，Retro 是用來改進流程而非批評個人，並以開放和積極的態度接納每個人的反饋。 - 明確回應與落實改進
對成員提出的建議進行具體回應，並在會議結束後落實到實際行動計劃中。讓成員看到自己的意見有實際影響，建立正向的反饋循環。 - 引入匿名反饋機制
使用匿名工具（如 Google Forms）收集成員的意見，降低他們因身份暴露而不敢發言的顧慮。會議中匿名展示這些反饋，讓所有人參與討論。 - 提供明確的會議結構
採用結構化的方法（例如 Start-Stop-Continue 或 4Ls），幫助成員從具體方向思考，避免討論過於發散或流於無效的抱怨。 - 定期檢視 Retro 的效果
團隊可以定期檢視 Retro 的成效，例如回顧過去的改進行動是否帶來了實質影響。如果發現問題，可以進一步調整會議形式或頻率，避免成員因為缺乏成效而感到倦怠。 - 將 Retro 與正向激勵結合
除了檢討問題，Retro 也應該重視成功經驗的分享與正向反饋。讓成員感受到他們的努力被看見，有助於提升參與動機，並營造更積極的會議氛圍。
Retro 中談論成功項目是有什麼好講的？
誤解一：以為是在巴結同事或長官
在某些團隊中，談論成功的項目可能會被誤解為過度的奉承或是為了討好上司。成員可能會覺得，提到好的一面只是為了博取認可，或是顯示自己「討好」了主管或同事。這種誤解會使成員在 Retro 會議中不願意開口，擔心這樣的討論會被視為過於形式化或虛偽。
為什麼會有這樣的誤解？
這種誤解通常源於過去對 Retro 的理解不夠清晰。當 Retro 會議偏重於批評問題或指出缺陷時，團隊成員可能會認為談論優點和成功會顯得不真誠或多餘，尤其當團隊內部氣氛較為緊張或缺乏信任時。某些成員可能習慣於在會議中僅關注問題和改進空間，而忽略了正向的反饋。
解決建議：強調正向回饋的意義
其實，強調成功項目在 Retro 中是非常有價值的，它不僅是對團隊努力的肯定，也是對團隊整體方向的正向強化。談論哪些做得好的地方，能讓成員感受到自己工作的價值，也能幫助團隊找出最佳實踐，進而推廣到未來的工作中。主管與同事在這樣的分享過程中，應該專注於欣賞和認可，並非為了滿足某一方的需求，而是促進團隊的健康發展。
誤解二：忽視成功的項目，只關注缺點
在 Retro 中，有時團隊會過於集中於缺點和待改進的地方，忽略了對成功的項目給予應有的關注。成員可能會認為，只談論問題才是「認真」的討論，會避免把焦點放在團隊的成就上。
為什麼會有這樣的誤解？
這一誤解通常源自於對「改進」的過度強調。在很多敏捷流程中，「持續改進」被視為核心價值，這使得團隊習慣了不斷指出問題和找出不足。而成功的項目可能被視為「理所當然」，成員會覺得不需要浪費時間去談論那些已經順利完成的部分。這樣的心態會讓 Retro 變成單純的問題清單，缺乏對成功的總結與反思。
解決建議：認可成功並從中學習
實際上，回顧成功的項目對團隊的進步同樣重要。這不僅能激勵團隊，也能幫助大家識別哪些做法是有效的，並在未來的工作中複製這些成功經驗。領導者應該主動引導團隊對成就給予積極的反思，並將成功與改進結合起來，使 Retro 會議成為提升團隊動力與效率的雙向平台。
Start-Stop-Continue 和 4Ls 的介紹
Start-Stop-Continue
這是一種常見的 Retro 結構化方法，能幫助團隊聚焦在具體行動上，並以清晰的方向推動改進。
- Start（開始做）：
討論哪些新的行為或流程是團隊應該開始嘗試的。例如：「我們應該開始定期進行程式碼審查，以減少 Bug。」 - Stop（停止做）：
辨識出現的問題或無效行為，並決定應該停止哪些習慣或流程。例如：「我們應該停止在沒有準備充分的情況下召開緊急會議。」 - Continue（繼續做）：
認可現有有效的做法，並繼續維持下去。例如：「我們應該繼續每天的 Stand-up Meeting，確保團隊保持同步。」
這個方法簡單直接，適合希望快速找出具體改進方向的團隊。
4Ls 法（Liked, Learned, Lacked, Longed For）
4Ls 是一種更具結構性、適合引導深入反思的 Retro 方法，幫助團隊從不同角度檢視過去的工作。
- Liked（喜歡的）：
回顧過去的經驗中，哪些是團隊覺得有價值、成功或值得繼續做的。例如：「我們在這次專案中及時溝通，解決了很多潛在問題。」 - Learned（學到的）：
反思過去的過程中，團隊學到了哪些新技能、新知識或重要的經驗。例如：「我們學會了如何使用新的自動化工具來提高工作效率。」 - Lacked（缺少的）：
討論過去的工作中，團隊有哪些資源、支援或能力是不足的，導致了問題或困難。例如：「我們缺乏更詳細的測試計畫，導致 Bug 沒有被提早發現。」 - Longed For（渴望的）：
提出團隊在未來希望看到的改變、支援或改善方向。例如：「我們希望有更明確的產品需求文件，減少開發時的來回溝通。」
4Ls 的優點是全面且結構清晰，讓團隊從「成功經驗」到「待改進項目」都能被完整梳理，進而找到具體的行動方向。
這兩種方法都能有效引導團隊避免空泛的討論，並聚焦於具體的行動方案，讓 Retro 更有成果。團隊可以根據自身需求選擇最合適的結構，或輪流嘗試不同的方法，保持會議的新鮮感與效率。
結論
Retro（反省會議）如果無法發揮其真正價值，會變成一場例行公事，對團隊的成長和改進反而帶來負面影響。造成這種情況的原因不僅是成員在會議中無話可說，更多的是因為缺乏信任、行動不夠具體，或是問題被忽視。為了解決這些問題，我們可以從平時紀錄問題、設立具體目標、以及在 Retro 中引入清晰的結構和責任追蹤等方面著手，逐步改善 Retro 的質量與效果。
最終，Retro 不應該只是一場回顧過去的會議，更應該是促進團隊學習和進步的契機。只要團隊能夠更有效地面對問題，並落實具體的改進行動，Retro 將真正成為提升工作效率、增進協作和加強團隊凝聚力的重要工具。
